L’absence de « trou » dans la numérotation des pièces comptables est une des règles prescrites par la réglementation comptable. En effet, la rupture dans la séquence de numérotation est révélatrice de la suppression de pièces comptables, ce qui d’un point de vue fiscale est prohibé et du point de vue de l’auditeur met en lumière une défaillance potentielle dans les procédures.
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Un nouveau réseau social répondant au nom de Pacioli (inventeur italien de la comptabilité en partie double) vient d’être créé. Il s’adresse à tout professionnel de la comptabilité et aux professions connexes (avocat, notaire…). Il fonctionne de la même manière que Facebook. Il s’agit d’un site d’information et d’échange. Les sujets les plus divers y sont débattus.
J’y anime deux groupes de discussion :
– l’un sur l’audit et les systèmes d’information http://www.pacioli.fr/groupe/audit-et-syst-mes-dinformation,
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La Revue Française de Comptabilité (RFC n° 433 de juin 2010) publie un article que j’ai rédigé intitulé “Contrôle des comptes par le commissaire aux comptes à l’aide de l’analyse de données”. Vous pouvez le lire dans la RFC pages 69 à 72 ou en cliquant sur le lien en bas de page.
Résumé de l’article :
Les systèmes informatiques actuels sont tous conçus autour de bases de données. Le commissaire aux comptes a tout intérêt à tirer avantage de cet atout offert par les nouvelles technologies : extraire d’innombrables données du système d’information de ses clients dans l’exercice de ses missions. Les entreprises ont déjà franchi le pas avec l’informatique décisionnelle. En adoptant ces nouvelles pratiques, le commissaire aux comptes étend les échantillons sondés et répond mieux encore à ses obligations professionnelles.
Système d’information et aide à la décision : couple indissociable dans les entreprises à la pointe
Le système d’information de l’entreprise est une source inépuisable de données. L’extraction et la mise en forme adéquate de données issues du système d’information constituent le préalable à la mise en oeuvre de l’aide à la décision ou à l’analyse de données. L’aide à la décision consiste à concevoir des outils informatiques contribuant à la résolution de problèmes et au processus de décision du chef d’entreprise. Les plus élaborés de ces outils sont les systèmes experts. Ces systèmes sont capables de reproduire le processus de décision d’un expert dans un domaine donné à partir d’une base de connaissance. L’analyse de données consiste quant à elle à traiter des listes de données (tris, calculs…) de manière à en extraire un résultat précis, condensé (par exemple les exceptions à une règle), une tendance. Les exemples d’outils d’aide à la décision ou d’analyse de données sont légions en entreprise : optimisation des goulots d’étranglement d’un processus de production, proposition de réassort des références de produits dont le niveau de stock est situé en de ça du seuil de déclenchement. Les systèmes informatiques modernes, des plus complexes PGI/ERP aux plus courants couples comptabilité-gestion commerciale, sont tous conçus autour de bases de données interrogeables favorisant l’exploitation de l’information comptable et de gestion. L’informatique décisionnelle constitue le fer de lance des entreprises qui conçoivent l’information comme une ressource à part entière au même titre que les matières premières ou le capital humain : c’est-à-dire une richesse exploitable.
Un modèle transposable au commissaire aux comptes
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La traçabilité est le fait de pouvoir connaître l’origine et de suivre le parcours d’un produit. Les numéros de lot, numéros de série permettent de suivre des produits agricoles, pharmaceutiques, électroniques… lors de chaque étape de leur fabrication et éventuellement de les rappeler après leur commercialisation.
Dans un système d’information, la traçabilité consiste à ce que chacune des étapes de traitement de l’information (collecte, uniformisation, calcul, extraction, modification, suppression…) s’accompagne de l’enregistrement de la source de l’information (un numéro de facture par exemple…) facilitant ainsi la remontée de la piste d’audit et de l’identifiant de l’utilisateur à l’origine de l’action facilitant la mise en lumière ultérieure des responsabilités.
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