Imaginons. Mission de dernière minute (audit d’acquisition, contrôle fiscal…). Un FEC de plus d’un million de lignes à analyser en urgence. Et comme seul outil Excel !

Horreur ! Le nombre de lignes d’une feuille de calcul Excel est limité à un million !

Pas de panique !

C’est parfaitement possible.

Dans notre cas, il n’est pas possible de se livrer à une simple importation du FEC (du fait de la limitation du nombre de lignes). Nous allons tout simplement demander à Excel de se connecter au FEC (simple fichier texte rappelons-le) comme nous le ferions avec une base de données Access. Pour ce faire, il suffit de sélectionner le menu Données, ensuite Nouvelle requête, puis A partir d’un fichier texte. Sélectionner le FEC :

Le premier de la liste fera un bon client avec ses 329 Mo !

L’assistant apparaît :

Excel détecte que le séparateur est la tabulation. Pour mémoire, le FEC est généralement un fichier à plat, délimité soit par une tabulation, soit par une pipe “|”. Choisir Charger / Charger dans… Sélectionner “Créer uniquement la connexion” puis cliquer sur Charger :

Le connecteur de données est créé. Excel affiche :

Il reste maintenant à utiliser le connecteur avec un tableau croisé dynamique (TCD). Pour ce faire, sélectionner le menu Insertion puis Tableau croisé dynamique. Choisir “Utiliser une source de données externes” puis Choisir la connexion… :

Puis sélectionner la connexion (ici la première) et cliquer sur le bouton Ouvrir :

Valider l’emplacement de destination du TCD puis Ok :

Excel procède à la connexion, cela peut prendre quelques dizaines de secondes :

Une fois la connexion achevée, le TCD apparaît :

Il ne reste plus qu’à bâtir le TCD. Par exemple, pour obtenir une balance générale à partir du FEC, glissons les champs de données suivants :

La balance générale apparaît :

Pour obtenir le détail d’un compte, il suffit de cliquer sur un montant.

Cet exemple relativement simple à mettre en oeuvre démontre qu’avec de bons outils, on se sort de toutes les situations.

Bien entendu l’analyse sera rudimentaire et se limitera à de simples filtres, tris… et ne permettra aucune automatisation. Mais avouons quand même qu’en quelques clics, tout est possible…

Précision : cet exemple est applicable à n’importe quel fichier texte (FEC ou non).

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En savoir plus sur l’analyse de données / Tout savoir sur le Fichier des Ecritures Comptables (FEC)…

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Benoît RIVIERE

Après seize années passées en cabinet d’expertise-comptable et de commissariat aux comptes (où j’ai exercé comme expert-comptable et chef de mission audit), j’ai pris le poste de directeur comptable d’un groupe de distribution automobile en novembre 2014. Au cours de ma carrière, j’ai acquis une expérience significative en audit et en exploitation des systèmes d’information (analyse de données, automatisation des tâches, programmation informatique) au service de la production des comptes annuels et consolidés. C’est cette expérience personnelle et ma passion pour l’informatique que je partage sur ce blog. Mon CV / Réalisations personnelles et projets informatiques / Ma collection / Me contacter

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