La croissance d’un groupe s’accompagne de nouveaux besoins en matière de suivi des comptabilités (mesure de la performance, contrôle du respect des règles légales et internes…).

Pour ma part, le nec plus ultra serait un outil de supervision et d’analyse de données suffisamment puissant pour me permettre à la fois de maîtriser l’ensemble des comptabilités et de répondre à mes différentes missions sans pour autant me noyer dans la masse de données produites par le groupe.

Vœu exaucé début septembre 2019, date à laquelle j’ai mis en service mon propre outil de supervision des comptabilités du groupe, PADoCC_Ecritures. Il me permet d’orienter plus efficacement le contrôle continu des comptes. Ce système assure la centralisation automatisée de l’ensemble des comptabilités du groupe (neuf millions de lignes d’écritures annuels répartis sur 80 sociétés). Toutes les comptabilités, même celles des plus petites structures, passent au crible du système d’analyse. L’analyse de données permet de segmenter les écritures comptables par nature, de faire ressortir les schémas atypiques… Et concourt à la prévention des risques de fraudes et erreurs.

Les calculs sont effectués par un programme entièrement automatisé, écrit en VBA qui exécute des requêtes SQL créées à la volée. Les données ainsi calculées sont stockées dans des tables de données accessibles par le superviseur soit directement depuis Access soit à l’aide de feuilles de calcul Excel ou de tableaux croisés dynamique (avec une simple connexion de données ou avec PowerPivot).

Entre autres choses, cet outil permet d’analyser la TVA (collectée et déductible), collecter les réciprocités, détecter les doubles comptabilisations d’achats, contrôler la cohérence de la comptabilisation des charges calculées (stocks, dépréciations, provisions…), relever les opérations sensibles (paiements en espèces, mouvements sur les capitaux propres, créances irrécouvrables…). Le champ des possibles est infini.

Exemple de requête : extraction des dépenses de véhicules

NomReq = "ECRITUREStemp"
NomTable = "L250_TVA_DEPVEH"
TexteReq = ""
If TableExiste(DB_Groupe_SUPERVISION, NomTable) Then TexteReq = TexteReq & "INSERT INTO " & NomTable & " IN '" & dossier_Bases & NomBaseDestinationEnCours & "' "
TexteReq = TexteReq & "SELECT CodeEntité, JournalCode, JournalLib, EcritureNum, EcritureDateComptable, CompteNumHarmonisé, CompteNum, CompteLib, CompteAuxNum, CompteAuxLib, PièceRéf, PièceDate, EcritureLib, Débit, Crédit, EcritureLet, DateLet, ValidDate,"
TexteReq = TexteReq & " Solde, Cpte6, Cpte5, Cpte4, Cpte3, Cpte2, Cpte1, AAAAMM, SoldeNul, MontantNégatif, NatureTVA, MtTVA, BaseTVA, EcritureTxTVA, LettrageNonEquilibré, TypeJournal, TypeEcriture, EcritureNbCodesTiersSup1, EcritureCompteNumTiers, EcritureCompteAuxNum, EcritureCompteAuxLib, EntitéLiée, NatureIG, CoupleInterCo, Secteur, Périmètre"
If Not (TableExiste(DB_Groupe_SUPERVISION, NomTable)) Then TexteReq = TexteReq & " INTO " & NomTable & " IN '" & dossier_Bases & NomBaseDestinationEnCours & "'"
TexteReq = TexteReq & " FROM [_ECRITURES]" & " IN '" & dossier_Bases & BDD_Final & "'"
TexteReq = TexteReq & " WHERE (TypeJournal=""ACHATS"") AND ((Cpte4=""2182"") OR (Cpte5=""60616"") OR (Cpte5=""61222"") OR (Cpte5=""61352"") OR (Cpte5=""61552""));"
ExéReq

Les outils d’analyse de données comptables à l’échelle d’un groupe nécessitent en amont un niveau élevé de standardisation des pratiques comptables et/ou l’homogénéisation des comptes à l’aide de tables de correspondance.

Avec les outils d’analyse de données, le pilotage des comptabilités est plus fluide, l’orientation du contrôle des comptes gagne en pertinence et tend vers le full audit, sans pour autant nécessiter des ressources supplémentaires, bien au contraire.

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Benoît RIVIERE

Après seize années passées en cabinet d’expertise-comptable et de commissariat aux comptes (où j’ai exercé comme expert-comptable et chef de mission audit), j’ai pris le poste de directeur comptable d’un groupe de distribution automobile en novembre 2014. Au cours de ma carrière, j’ai acquis une expérience significative en audit et en exploitation des systèmes d’information (analyse de données, automatisation des tâches, programmation informatique) au service de la production des comptes annuels et consolidés. C’est cette expérience personnelle et ma passion pour l’informatique que je partage sur ce blog. Mon CV / Réalisations personnelles et projets informatiques / Ma collection / Me contacter

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