L’importation d’écritures dans la comptabilité assure des gains de productivité et évite les erreurs de saisie. Dans un groupe de sociétés, l’importation des opérations d’achats chez la société acheteuse assure la correcte réciprocité en montant mais aussi en date avec la société vendeuse.
La réussite des opérations d’importation d’écritures s’appuie le suivi d’étapes incontournables : validation de la conformité des données à importer, création de journaux comptables spécifiques, paramétrage de l’importation dans le système comptable.
La validation de la conformité des données à importer avec la structure de données attendue par le système comptable constitue la première étape :
- existence des comptes généraux, des codes tiers, des codes journaux,
- dates des écritures comptables à importer conformes avec les périodes comptables ouvertes dans le système,
- conformité des formats de données : décimales, formats des dates (jj/mm/aaaa, jjmmaa…), longueurs des numéros de compte…
L’étape de validation prend en compte bien entendu les contraintes de données imposées par la réglementation en vigueur (notamment avec les prescriptions sur la présentation du FEC). Par exemple, la présence d’un numéro de pièce comptable est impérative quelle que soit la nature de l’écriture (achat, vente, OD…) afin d’assurer la traçabilité.
Même si aucune prescription légale ne l’impose, il apparaît nécessaire de créer des journaux comptables spécifiques aux écritures importées pour chacune des interfaces (il en est ainsi par exemple pour les écritures importées depuis la paye, la gestion commerciale, le logiciel de gestion des immobilisations…) afin de faciliter les opérations de contrôle d’intégration de données (rapprochement entre les données d’origine et les données intégrées dans le journal comptable).
L’intégration de données dans un système comptable nécessite la création d’un format d’importation des écritures comptables afin de permettre au système comptable d’intégrer les écritures. Deux éléments sont à paramétrer : les champs de données et le format du fichier (au format texte).
Concernant les champs de données, il s’agit de champs classiques décrivant des écritures comptables, soit à minima : date d’écriture, code journal, compte général, libellé d’écriture, débit/crédit ou solde, référence pièce comptable. D’autres champs pourront utilement être créés, comme la date d’échéance pour des factures d’achat.
Définition des champs à importer dans SAGE 100 Comptabilité i7
Concernant le format de fichier, il en existe de deux sortes délimités ou fixes (ce sujet est abordé ici). Quel que soit le format retenu (déterminé en fonction des caractéristiques du système informatique), différents paramètres sont à définir : délimiteur de champ (pour le cas d’un fichier texte délimité), matérialisation de la décimale, format des dates…
Définition du format de fichier à importer dans SAGE 100 Comptabilité i7
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Approfondir le sujet : importation d’écritures comptables / importation de données.
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Bonjour, j’ai importe des écriture de salaire ( de janvier à décembre N) et l’importation c’est bien passé mais cependant quant j’imprime la balance je ne retrouve pas mon compte 66xxx charge de salaire et le les tous les comptes qui figure sur le fichier importé. Comment y remédier ???
Merci
Bonjour,
Il faudrait fournir plus de détail (logiciel de comptabilité, fichier importé, procédure utilisée…). Je ne connais pas le fonctionnement de tous les logiciels de comptabilité mais généralement l’importation est suivie par un processus de validation.
Avez-vous bien exécuté toutes les étapes de l’importation ? Dans le cas contraire, il y a fort à parier que les écritures sont restées stockées dans un brouillard dans l’attente de la finalisation du processus d’import.
Cordialement,
Benoît RIVIERE
Bonjour,
j’ai effectué une importation avec Excel2013 sur Sage100 i7, l’importation a réussi. L’inconvénient est que toutes les lignes du compte 6 ont été affectées sur un seul code analytique et je ne sais pas par où commencer pour changer le code analytique à défaut. Comment faire svp?
Bonjour,
N’ayant pas d’analytique sur les comptabilités SAGE 100 i7 que j’ai à superviser je n’ai pas de réponse à apporter à votre question.
Toutefois, l’analytique ne serait-elle pas traitée à part de la comptabilité générale (comme c’est le cas sur SAGE 1000) ?
Dans ce cas, ne faudrait-il pas préparer un fichier reprenant une ligne de compte général de charges (ou de produits) par section analytique.
Bien cordialement,
Benoît RIVIERE