Orientation du contrôle des comptes : Recherche d’anomalies et détermination de points de contrôle à partir d’une balance générale et des états financiers (cas pratique)

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A l’aide de la revue analytique, le commissaire aux comptes (ainsi que l’expert-comptable d’ailleurs) oriente ses contrôles de comptes, prépare son programme de travail. Une analyse sommaire de la balance générale permet déjà de déceler des anomalies (par exemple un compte 486x créditeur) et de mettre en place des points de contrôle (par exemple une variation du compte 1013x doit être justifiée par des documents juridiques).

Cette analyse est aisée à automatiser. Il suffit pour ce faire d’opposer une table de points de contrôle à la balance générale. C’est précisément cette automatisation que j’ai paramétrée sur la revue analytique que j’ai interfacée avec la base de données du logiciel AUDITSOFT (cf précédent article sur ce blog) et que je me propose de vous expliquer ci-après.

La mise en œuvre de ce cas pratique nécessite ACCESS.

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Conséquence fiscale d’un détournement par un salarié au détriment de l’entreprise : double peine en cas de négligence de la direction

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La découverte d’un détournement au sein de l’entreprise est une mauvaise surprise et un drame révélant un excès de confiance et une trahison. L’évaluation du préjudice financier est susceptible de s’accompagner d’un retraitement fiscal. En effet, en cas de détournement, s’il est démontré que la direction de l’entreprise avait connaissance des agissements frauduleux de son salarié ou bien que l’entreprise n’a pas mis en œuvre un contrôle interne suffisant pour décourager la fraude, le préjudice subi par l’entreprise et non remboursé par le salarié indélicat n’est pas déductible du résultat imposable. Sur ce point l’arrêt du Conseil d’Etat du 5 octobre 2007 (n° 291049, 3e et 8e sections) est très clair.

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Système informatique : modélisation des documents comptables dans les bases de données

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Le système informatique stocke les flux d’informations traités par le système d’information dans des bases de données. Les documents comptables (factures, bons de livraison, bons de commande…) que l’on connaît sous forme papier ont leur représentation numérique dans les bases de données. Ils sont toujours représentés par deux tables de données :

  • Une table d’entêtes : cette table recense les documents comptables (un enregistrement par document). Les champs de données sont principalement le numéro de document (identifiant unique), code tiers, date…
  • Une table des lignes : cette table enregistre le détail des documents. Par exemple, pour une facture, cette table précise le numéro de facture, la référence du produit, la quantité, le prix unitaire, le numéro du bon de livraison… Chaque enregistrement correspond à une ligne de la facture.

Ces deux tables sont indissociables l’une de l’autre.

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Crédibilité des professionnels du chiffre… et du droit

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Les différents scandales financiers des années passées (dont les plus retentissants auront été ENRON, PARMALAT, KERVIEL début 2008, MADOFF fin 2008) ont eu des origines différentes mais ont tous présenté des similitudes : opacités des marchés ou des méthodes comptables et juridiques employées, contournement des procédures le tout en vue de tromper les investisseurs ou le public. Les différentes instances de contrôles (auditeur interne, commissaire aux comptes, commission bancaire, AMF…) ont été bernées elles aussi. Les processus clefs ont pu être parfaitement maîtrisés mais la complexité des flux (notamment des produits financiers) finit par rendre incompréhensible leur retranscription comptable des dirigeants et des contrôleurs.

Afin de rétablir la transparence que les agents économiques sont en droit d’attendre, nous avons assisté à un renforcement de l’arsenal législatif (SARBANES OXLEY, LSF…) consacrant l’évaluation du contrôle interne. En contrepartie, les auditeurs légaux donnent plus l’impression (du point de vue de certains chefs d’entreprise) de remplir des questionnaires passepartout et d’ouvrir le parapluie avec des lettres d’affirmation à rallonge alors qu’ils doivent essayer d’apporter de la valeur ajoutée à l’entité auditée. Il est nécessaire de retourner aux fondamentaux et notamment au bon sens et à la réflexion.

D’autant qu’il y aura toujours des petits malins qui parviendront à contourner les règles à leur profit.

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Utilisation des bases de données par l’utilisateur : extraction de données d’un ERP à partir d’un module de requête

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Un ERP (Entreprise Resource Planning ou en Français : Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel qui assure la gestion commerciale (GRC), la gestion des stocks, la gestion de la production, la tenue de la comptabilité… Un ERP centralise donc l’enregistrement de l’ensemble des flux financiers et physiques de l’entreprise. Les ERP modernes stockent leurs données dans des bases de données. L’extraction de données à l’aide d’un module de requêtes aidera la direction financière à établir les situations comptables et l’auditeur à répondre à ses objectifs d’audit.

hyperion

HYPERION, module de requête, couplé à DIVALTO, un ERP installé dans de nombreuses PME, assurent précisément l’exécution de ces tâches. Après authentification de l’utilisateur, le module accède au catalogue de tables de la base de données de l’ERP. L’interrogation et l’extraction de données sont maintenant accessibles aisément à l’utilisateur. Le résultat est exportable dans EXCEL ou ACCESS pour d’autres traitements (analyse, mise en forme…).

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